Die ganze Story...
Bereits seit vielen Jahren ist bei der Constantia Duropack AG, einem führenden Erzeuger von Wellpappe und Verpackungskartons mit 2500 Mitarbeitern und 12 Standorten in ganz Europa, die SharePoint-Technologie von Microsoft in Verwendung. Ursprünglich als Basis für ein reines Mitarbeiter-Informationsportal eingeführt, wurde später die Version Microsoft SharePoint Portal Server 2003 unter anderem auch – statt einem herkömlichen File-System – für das Dokumentenmanagement herangezogen. Die neueste Version der SharePoint-Technologie - Microsoft Office SharePoint Server 2007 - wurde konzernweit bereits ab Beginn des Jahres 2007 projektiert und umgesetzt und sollte gegenüber der vorherigen Version zahlreiche Verbesserungen und völlig neue Möglichkeiten für die Constantia Duropack AG bieten.
Ausgangssituation: Useransprüche verlangten nach neuester Technologie
„Die Ansprüche unserer User konnte die alte Lösung nicht mehr erfüllen“, erläutert Alexander Kuthan, Projektleiter in der Abteilung Informationsmanagement bei Constantia Duropack, die Gründe für das jüngste Migrationsprojekt auf die neueste SharePoint-Technologie. „Die alte auf Microsoft SharePoint Portal Server 2003 basierende Lösung wurde nur mehr wenig angenommen. Sie war langsam und nicht mehr am letzten Stand der Erfordernisse. Wobei dies aber nicht an der Software selbst lag, sondern vielmehr an der Art und Weise, wie diese damals bei der Constantia Duropack beraten und implementiert wurde.“
Da die Abteilung Informationsmanagement in Bezug auf den Einsatz der SharePoint-Technologie von Microsoft den vollen Rückhalt seitens des Managements von Constantia Duropack genoss, wurde sofort nach Marktstart der neuen Version Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit der Projektierung des Upgrades begonnen. Alexander Kuthan dazu: „Es gab niemals Zweifel, dass wir weiter auf die SharePoint-Technologie von Microsoft setzen wollten: Denn sie ist ein Bestandteil unserer IT-Unternehmensstrategie geworden. Eine erheblich bessere Planung und längere Tests sollten dem Projekt unter anderem zum Erfolg verhelfen. Wir erwarteten uns eine schnellere und einfachere Lösung, welche die Möglichkeiten des Produkts zum Nutzen unseres Unternehmens komplett ausschöpfen sollte.“
Lösung: neueste SharePoint-Technologie und professioneller Beratungspartner
Im Jänner 2007 fand während einer Microsoft-Veranstaltung ein Erstgespräch mit Nahed Hatahet von der HATAHET productivity solutions statt. Der langjährige und am Markt etablierte Spezialist für SharePoint-Technologie von Microsoft sowie für Microsoft-Lösungen generell wurde infolge mit dem Projektmanagement für das Migrationsprojekt auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 beauftragt. „Bei dieser Portaltechnologie geht es um wesentlich mehr, als um die schlichte technologische Umsetzung einer Software“, unterstreicht Hatahet die Wichtigkeit guter und professioneller Planung sowie Vorbereitungen, und präzisiert: „Um die SharePoint-Technologie erfolgreich in einem Unternehmen umzusetzen, verlangt es – neben der profunden Kenntnis der Produktdetails – eben auch nach einer organisatorischen und gesamtheitlichen, umfangreichen technischen Planung. Ohne vernünftige Planung werden solche Projekte eben meistens von den End-Usern nicht wirklich angenommen, was bei Portalprojekten fatal sein kann. Schließlich geht es hier ja darum, Informationen für End-User zur Verfügung zu stellen.
Mein Unternehmen hat sich auf eben solche Planungen von Portalprojekten, aber auch auf Microsoft Infrastructure Solutions spezialisiert, die bei jedem Portalprojekt als Basis benötigt wird.“ Alexander Kuthan von Constantia Duropack bestätigt diese Sichtweise: „60 Prozent dieses Migrationsprojektes wurden für Konzept und Planung aufgewendet. Schließlich galt es, eine Fülle an Funktionen erfolgreich zu implementieren beziehungsweise den End-Usern bereit zu stellen.“
Gemeinsam mit HATAHET productivity solutions wurden zunächst einige Know-How Transfer Workshops durchgeführt, mit dem Ziel, innerhalb eines halben Jahres umfangreiches internes Know-how aufzubauen. In derselben Zeit verfasste HATAHET productivity solutions in Zusammenarbeit mit Constantia Duropack ein technisch-organisatorisches Konzept, auf Basis dessen die Aufgaben für die Umsetzung des Microsoft SharePoint Server 2007 verteilt wurden. Während HATAHET productivity solutions den strategisch fachlichen Input übernahm, den Projektfortschritt begleitete und laufend beratend zur Seite stand, wurden die jeweiligen Arbeitspakete nach Workshops mit HATAHET von Mitarbeitern der Constantia Duropack selbst bearbeitet und umgesetzt. Alexander Kuthan: „Uns war der fachliche Input von HATAHET productivity solutions sehr viel wert. Zum Beispiel hat das Team von HATAHET uns darauf hingewiesen, dass für eine problemlose Implementierung des Microsoft Office SharePoint Server 2007 zunächst auch alle Clients in Bezug auf Version und Policies auf einen einheitlichen Status gebracht werden sollten. So erfolgte unter anderem auch aufgrund der Beratung von HATAHET productivity solutions eine Einführung eines einheitlichen Active Directory Namenskonventionskonzeptes in unserem Unternehmen.“
Nutzen: neue Funktionen, bessere Akzeptanz, einfachere Administration
Zunächst wurden Schritt für Schritt die einzelnen Arbeitspakete für Teilbereiche – wie Konzernportal, CEO-Portalbereich, Headquarter-Portalbereich, MySite oder Enterprise Search – ausgearbeitet, danach ein umfassender Review durchgeführt und schließlich die Umsetzung gestartet, gefolgt von Test- und Pilotphasen. Im März 2008 erfolgte schließlich das Go live des neuen Microsoft Office SharePoint Server 2007 bei Constantia Duropack. Die wesentlichen zentralen Unternehmensbereiche, wie zum Beispiel der Verkauf, arbeiten über das Portal auf Basis der SharePoint-Technologie zusammen. Ebenso greifen innerhalb des Constantia Packaging Konzerns, der Muttergesellschaft von Constantia Duropack, temporär einige ausgewählte User auf das Portal zu, um Daten für zum Beispiel den Jahresabschluss zu liefern. Das Konzernportal, der Bereich für das Headquarter, das CEO-Portal und das Österreich-Portal selbst sind voll umgesetzt. Ein europaweiter Rollout in allen Ländern wird bis Ende 2009 abgeschlossen sein.
Der Funktionsumfang, den die Mitarbeiter der Constantia Duropack durch den Einsatz des Microsoft Office SharePoint Server 2007 nutzen können, ist beachtlich. Über die standardmäßig in der Version 2007 enthaltenene Workflow-Funktionalität wurde mittels webbasierter Formulare für die Abteilungen Vertrieb, Controlling und IT ermöglicht, dass zum Beispiel im Vetriebsbereich Preisgenehmigungen einfacher eingeholt werden können. Verschiedene Team-Bereiche erleichtern das gemeinsame Projektmanagement und die Zusammenarbeit, die nahtlose Outlook-Integration schafft dank gewohnter optischer Umgebung zusätzliche Akzeptanz bei den Benutzern und ermöglicht das Offline mitnehmen von SharePoint Informationen.
Realisiert wurden unter anderem auch eine überaus gut funktionierende Enterprise Search, ein Konzernportal (zukünftig multilingual), über das neue Vorlagen, Logos oder für alle Unternehmensbereiche verbindliche Formulare bereit gestellt werden, sowie ein völlig neues Dokumentenmanagement inklusive Versionierung, das gegenüber der Vorgängerversion vor allem wesentlich schneller funktioniert. „Das Handling der Dokumente funktioniert nun einfacher, sodass auch die Akzeptanz unserer Mitarbeiter, mit der Portallösung zu arbeiten, wesentlich höher ist als früher“, erklärt Alexander Kuthan.
Ein wichtiger Teilbereich ist auch die so genannte „MySite“, die es den Mitarbeitern beispielsweise ermöglicht, Outlook einzublenden (inklusive Posteingang und Aufgaben), ein persönliches, für andere Mitarbeiter sichtbares Profil mit den eigenen Interessen oder Stärken zu verwalten oder eigene Dokumente und Links anzuzeigen. „Das Profil bezieht Informationen und Richtlinien aus Microsoft Active Directory“, erklärt Kuthan. „Weiters können nach Bedarf individuelle Informationen zum Profil hinzugefügt werden, wie zum Beispiel ein Foto oder Mitarbeiter-Skills hochgeladen werden. Anderen Mitarbeitern im Unternehmen ist es über die Suchfunktion möglich, Kollegen mit gleichen Interessen oder mit eventuell benötigten speziellen Kenntnissen zu finden und zu kontaktieren.“
Angedacht für die Zukunft sind auch schon weitere Features: „Wir wollen nach der Portalimplementierungsphase I nun das Portal step by step erweitern, indem wir die weiteren Funktionsbausteine wie Wikis und Blogs aber auch die Integration in unsere ERP-Landschaft andenken. Es war uns wichtig, die End-User nicht sofort mit all diesen neuen Funktionen zu überfordern. Ich glaube, dies ist auch ein weiterer Schritt für eine erfolgreiche Implementierung bei uns im Haus!“, meint Alexander Kuthan.
Insgesamt ist Alexander Kuthan mit dem neu eingesetzten Microsoft Office SharePoint Server 2007 als konzernweite Portallösung für Projektmanagement, Information und Zusammenarbeit höchst zufrieden. „Die Vorteile von Microsoft SharePoint Server 2007 sind einerseits neue Funktionen, die geboten werden, wie zum Beispiel Workflow und webbasiertes Formularmanagement. Aber auch die leichtere Administrierbarkeit: Denn heute kann die Fachabteilung selbst bestimmte Funktionen übernehmen, die früher die Abteilung Informationsmanagement erledigen musste.“ Bestimmte Abteilungsmitarbeiter wurden erweitert geschult und bearbeiten zum Beispiel für ihre Abteilung relevante Settings, verwalten abteilungsspezifische Dokumente oder passen Dokumentenbibliotheken an. Damit wird die Abteilung Informationsmanagement erheblich entlastet, betont Alexander Kuthan abschließend.
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Andrea Szivacsek
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