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SUCCESS STORY

HATAHET schafft ein Mitarbeiterportal für die Sedlak gmbH und errichtet eine Informationsplattform für Baustellen und Tochterfirmen

MIT MICROSOFT 365 ZUM DIGITALEN ARBEITSPLATZ

Unternehmensgröße

rund 420 MitarbeiterInnen

Branche

Bauunternehmen

Verwendete Technologien

  • Microsoft 365
  • SharePoint Online
  • Yammer
  • SharePoint Framework • Microsoft Azure
  • WebJobs
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Herausforderung

Für die MitarbeiterInnen der Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GmbH sollte es am PC erstmals einen zentralen Anlaufpunkt für Firmeninformationen und Dokumente geben. Gleichzeitig sollten Personalinformationen, wie etwa Aufgabenlisten oder eine Standortsuche, integriert und eine einheitliche Nutzeroberfläche für die Computerarbeitsplätze geschaffen werden.

Lösung

Auf Basis von Microsoft 365 wurde ein digitaler Arbeitsplatz entwickelt, der es ermöglicht, sowohl über SharePoint Modern News Pages, als auch über Yammer Neuigkeiten für die MitarbeiterInnen zur Verfügung zu stellen. Über neu geschaffene Schnittstellen werden Informationen der Personalsoftware P&I und über die Verwaltungssoftware Lumin auch eine Zuordnung der MitarbeiterInnen zu den Baustellen eingespielt.

 

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Vorteile

  • stark verbesserter Informationsfluss zwischen Zentrale und Baustellenteams
  • zentraler Zugriff auf alle Unternehmensdaten, Dokumente und Applikationen
  • automatische Aktualisierung von Standard-Dokumenten und Mitarbeiterinformationen
  • verbesserte Vernetzung auch der Tochterfirmen durch Social-Media-Komponenten
  • Suchfunktion für MitarbeiterInnen
Die Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GmbH ist ein Wiener Traditionsbauunternehmen. Es wurde bereits 1945 gegründet und war so ein wichtiger Teil des Wiederaufbaus in Wien. Bis heute hat sich die Sedlak GmbH stets weiterentwickelt. Sie unterstützt Forschungsprojekte und übernimmt auch Aufträge, die aus dem üblichen Rahmen fallen, wie etwa die Errichtung eines Forschungslabors. Bei den MitarbeiterInnen legt die Sedlak GmbH viel Wert auf deren Zufriedenheit und Gestaltungsmöglichkeiten. Das Familienunternehmen hat sechs Tochtergesellschaften, rund 420 Menschen arbeiten für die Baufirma.
HATAHET ist im Gegensatz zu manch anderem Anbieter auf unsere Ansprüche eingegangen und hat uns eine maßgeschneiderte Lösung geboten.
Ing. Iudita-Aurelia Mocilac

Projektleiterin, Dipl. Ing. Wilhelm Sedlak GmbH

Auch wenn die Sedlak GmbH stets ein Innovatives Unternehmen war und ist: Bei der internen Kommunikation gab es Nachholbedarf. „Wir hatten einen wenig aktuellen Newsletter, der einmal pro Monat erschien, und viel in der internen Informationsbereitstellung lief über einen Fileserver“, erinnert sich Ing. Iudita- Aurelia Mocilac, Leiterin Digitalisierung und Kommunikation bei Sedlak. „Es war ein persönlicher Herzenswunsch, eine zentrale Plattform für die MitarbeiterInnen zu schaffen, die für einen besseren Informationsaustausch sorgt, und die auch die Kolleginnen und Kollegen auf den Baustellen und in den Tochterfirmen mit Unternehmensnachrichten und Arbeitsmitteln versorgt.“ Gleichzeitig sollten auch die Computerarbeitsarbeitsplätze modernisiert und aktualisiert werden. Besonders groß war der Wunsch nach einer Personal-Suchfunktion. „Unsere MitarbeiterInnen wechseln häufig ihre Einsatzorte. Bisher haben wir hier Listen geführt, um herauszufinden, wo wir wen erreichen können. Das funktioniert jetzt einfach und schnell auf Tastendruck“, freut sich Mocilac.

HATAHET gewinnt Pitch

Warum fiel die Wahl auf HATAHET productivity solutions GmbH als Partner für das Projekt? „Wir haben einen Pitch durchgeführt und bei HATAHET hatten wir einfach das beste Gefühl“, sagt Projektleiterin Mocilac. „Das Unternehmen machte einen sehr professionellen Eindruck und wir haben die intensive Beratung bereits im Vorfeld sehr geschätzt. HATAHET ist im Gegensatz zu anderen Anbietern auf unsere Ansprüche eingegangen und hat uns eine maßgeschneiderte Lösung angeboten“.

Projektleiter auf HATAHET-Seite war Markus Reisinger. Er erinnert sich: „Wir haben im Vorfeld in einigen Workshops eine Vision des neu zu schaffenden digitalen Arbeitsplatzes erarbeitet. Ziel war es, herauszufinden, wo die Vorteile für die Firma Sedlak liegen könnten. Aus dieser Vision wurden, wie wir sie nennen, die Quick Wins erarbeitet: Umsetzungspunkte, die sich schnell und günstig realisieren lassen, dabei aber ein Maximum an Vorteilen bringen“. Dazu gehörte neben dem Newsmanagement und der Suchfunktion auch ein neuer Desktop, der alle wichtigen Mitarbeiter-Tools integriert und auf Mausklick verfügbar macht.

Die Details des Projektes wurden in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung der Sedlak GmbH durchgeführt. „Das hat ein bisschen Überzeugungsarbeit gekostet“, weiß Mocilac zu berichten. „Aber Nahed Hatahet, der Geschäftsführer der HATAHET, hat kräftig mitgeholfen. Er hat es sich nicht nehmen lassen, das Projekt selbst bei der Geschäftsleitung vorzustellen und offene Fragen zu beantworten.“

Microsoft 365 als Basisplattform

Nachdem die Eckpfeiler des Projektes festgelegt und auch erste Skizzen der Nutzeroberfläche erstellt worden waren, war auch sehr schnell klar, dass Microsoft 365 die Basis des Projektes sein wird. Der Schwerpunkt lag dabei auf der Intranet-Software SharePoint. SharePoint Modern News Pages und Yammer, ein soziales Netzwerk für Unternehmen, stellen die Neuigkeiten für die MitarbeiterInnen zur Verfügung. Dabei hat jede Tochterfirma ein individuelles Intranet. „Für die MitarbeiterInnen ist es egal, wo sie sich im Netzwerk einloggen“, sagt Reisinger. „Sie werden automatisch zu ihrem Bereich weitergeleitet“. Dann stehen dort auch die für sie relevanten Sedlak-Standards, eine Datenbank mit mehr als 2300 Dokumenten zur Verfügung.

Für die Personal-Suchfunktion wurden mehrere Quellen kombiniert. So liefert etwa SharePoint mit seinen Benutzerdaten die Basis für die benötigte Datenbank. Diese Daten werden über eine Schnittstelle durch die HR-Software P&I ergänzt. Die MitarbeiterInnen-Fotos werden aus eigenen Verzeichnissen übernommen. Den Abgleich erledigen Power Shell-Scripts im Hintergrund. Ein eigens entwickelter WebJob sorgt dafür, dass die Listen an den digitalen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen und auch dafür, dass neue MitarbeiterInnen automatisch einen Willkommensgruß erhalten.

Kooperation auch mit Drittanbietern notwendig

Der Clou ist aber die Zuordnung der MitarbeitInnen zu den Baustellen. Dazu wurde eine Schnittstelle zu der Bausoftware Lumin der Firma Lux Bau entwickelt. Lumin und das Dokumenten-Management System JET DMS der Firma Data Systems liefern auch Informationen über die offenen Aufgaben der MitarbeiterInnen. Die Anpassung der Schnittstellen stellte das HATAHET-Team vor die einzigen, größeren Herausforderungen: „Wir mussten dazu eng mit verschiedenen Software-Entwicklern zusammenarbeiten und sie in das Projekt einbinden“, weiß Reisinger zu berichten. Letztlich funktionierte das aber reibungslos. So reibungslos, das HATAHET auch noch ein System implementieren konnte, das aus jedem neuen Projekt automatisch eine Meldung für das neue Informationssystem generiert.

Mitarbeiterportal gibt Starthilfe

„Es ist ein bisschen schade, aber gerade das ist jetzt die einzige Funktion des neuen Systems, die wir nicht wirklich intensiv nutzen“, sagt Mocilac. „Wir haben insgesamt fünf Redakteurinnen und Redakteure, die das Informationsportal mit viel Freude bestücken. Da ist die automatische Generation solcher Meldungen nicht nötig.“

Ansonsten ist Mocilac aber mit der Akzeptanz der neuen Funktionen sehr zufrieden. Vor allem der Newsfeed und auch der Yammer-Kanal kommen sehr gut an. „Insbesondere die MitarbeiterInnen in den Außenstellen und in den Tochterfirmen fühlen sich dadurch deutlich besser integriert.“ Das Mitarbeiterportal hat sich auch als wertvolle Unterstützung beim Onboarding-Prozess herausgestellt. „Von den neuen MitarbeiterInnen kommt besonders viel positives Feedback. Zum einen finden sie im Mitarbeiterkatalog die vielen neuen Namen und Gesichter und zum anderen haben sie hier ein Nachschlagewerk für alle Unterlagen und Informationen zu ihrem neuen Arbeitsplatz“, freut sich Mocilac. Zur Akzeptanz dürfte auch Corona beigetragen haben. „Das Projekt wurde zwischen Mai und August 2020 realisiert und ist damit in die Corona Zeit gefallen. Viele MitarbeiterInnen gingen ins Homeoffice und lernten dabei schnell die Vorteile von Microsoft 365 und Teams schätzen. Das gab dem Projekt Rückenwind“, ist Mocilac überzeugt.

Reibungslose Zusammenarbeit

Und, hat das Bauchgefühl getrogen? „Nein, überhaupt nicht. Ich war wirklich beeindruckt von der Flexibilität von HATAHET. So war es überhaupt kein Problem, im letzten Moment noch die Nutzeroberfläche zu ändern und eine Kacheloberfläche einzubauen.“ streut Mocilac dem Projektpartner Rosen. Reisinger gibt das Lob zurück. „Die Zusammenarbeit mit Frau Mocilac war absolut reibungslos. Für uns war es auch sehr angenehm, stets nur einen Ansprechpartner zu haben“. Er freut sich auch über die gute Akzeptanz des Projektes: „Wir sind sehr glücklich, wenn unsere Arbeit einen hohen Benefit für unsere Kunden bringt“.

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