Die KLINGER GROUP ist der weltweit führende Hersteller und Anbieter von Industriedichtungen und Armaturen. Im Jahre 1886 als Familienbetrieb gegründet, präsentiert sich der Pionier im Bereich Dichtungstechnik heute als global agierende Gruppe. Aus insgesamt 60 Ländern weltweit bieten unabhängige Produktions-, Vertriebs- und Servicegesellschaften einzigartiges Know-how und Vor-Ort-Beratung.

Zu den Kunden, die auf die jahrzehntelang gewachsene Expertise bauen, zählen führende Unternehmen aus der Fertigungsindustrie, Infrastruktur, Automotive, Marine, Öl & Gas, der chemischen Industrie, Zellstoff und Papier, dem Energiesektor sowie der Lebensmittel- und Pharmaindustrie. Dabei fertigt KLINGER seine Produkte auf Basis international anerkannter, belegbarer Qualitäts- und Umweltstandards und ist gleichzeitig aufgrund der globalen Präsenz weltweit vertreten. Somit ist das Unternehmen mit Hauptsitz im niederösterreichischen Gumpoldskirchen auch mit den jeweiligen lokalen Gegebenheiten bestens vertraut.

„Wir sind eine dezentral aufgestellte Gruppe, weil unsere über 30 Tochterunternehmen sehr selbstständig agieren“, präzisiert Stefan Kögl, Digital Strategy Manager bei KLINGER. „Um die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Firmen zu verbessern und Synergien zu nutzen, haben wir uns vor rund drei Jahren entschlossen, im Zuge unserer Digitalisierungsstrategie ein gruppenweites Intranet einzuführen.“

Nachdem das Unternehmen die allgemeine Fahrtrichtung festgelegt hat, begann man mit der Unterstützung eines österreichischen IT-Dienstleisters, ein Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online zu implementieren. „Wir haben ein Basissystem eingerichtet und an unsere Tochterfirmen ausgerollt. Bald sind wir jedoch an einen Punkt gestoßen, an dem wir erkannt haben, dass es mit dem damaligen Dienstleister kein Weiterkommen gab. Wir wollten uns und das System schneller weiterentwickeln..“

Als die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister auslief, hat sich KLINGER nach einem neuen Partner umgesehen. „Da wir kein großer, schwerfälliger Konzern sind, benötigen wir einen Partner, der sich durch Agilität und Spontanität auszeichnet sowie nahe am Puls der technischen Entwicklung agiert. Daher haben wir uns für die Firma HATAHET entschieden, die diese Ansprüche erfüllt“, sagt Stefan Kögl, der seitdem gemeinsam mit dem Team von HATAHET einige Projekte zur Weiterentwicklung umgesetzt hat.

Hochautomatisierte Plattform

Alexander Grill, Senior Consultant und Projektleiter seitens HATAHET, beschreibt eines dieser Projekte wie folgt: „Damit die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der KLINGER GROUP im Sinne des digitalen Arbeitsplatzes abteilungsübergreifend und weltweit zusammenarbeiten können, brauchte es eine hochautomatisierte Plattform, welche die Erstellung von Zusammenarbeitsbereichen im Self Service ermöglicht und auf diese Weise die Unternehmens-IT entlastet.“

Nachdem sich KLINGER für Microsoft Teams als technologische Basis für die Kooperation entschieden hat, wurden weitere Features definiert, welche die Grenzen von Microsoft Teams in seiner Grundausformung weit überschritten: So sollte der aktuelle digitale Arbeitsplatz eine Übersichtsseite zur Verfügung stellen, über die jeder User und jede Userin mit Hilfe eines Formulars ein Team erstellen und die entsprechenden Teammitglieder hinzufügen kann. Die Übersichtsseite sollte dem User personalisiert all jene MS Teams anzeigen, in denen er oder sie entweder „Owner“, also Projektleiter, oder als „Member“, also Projektmitglied, eingetragen ist. Aus diesem Dashboard heraus würden die MitarbeiterInnen die Möglichkeit haben, über ein intuitiv zu bedienendes Formular weitere Zusammenarbeitsräume zu erstellen. Die Lösung sollte zudem so modular aufgebaut sein, dass sie in künftigen Releases mit möglichst wenig Aufwand erweitert werden kann.  

Neue Wege beschreiten

Die drei Hauptbestandteile der innovativen Umsetzung durch HATAHET waren eine Microsoft Azure Function, die Microsoft Graph API und SharePoint Framework (SPFx). Für die übersichtliche Darstellung aller Teams, in denen der eingeloggte User oder die Userin Mitglied ist, sowie für das Formular für die Erstellung eines Teams hat das HATAHET-Team jeweils einen SPFx WebPart programmiert, der in der kompletten Office 365-Umgebung und sogar innerhalb eines Microsoft Teams Tabs verwendet werden kann.

Im Detail funktioniert die Lösung so: Der SPFx WebPart für die Erstellung eines Teams ruft eine Azure Function (Web Service) auf, die über die Microsoft Graph API die Provisionierung des Teams auf Basis eines vorhandenen Team-Templates startet. „Nach dem Klonen des Team Templates mussten noch jeweils für das neue Team die Tabs angelegt und konfiguriert werden, ein neuer Plan angelegt, darin Buckets erstellt und als Tab in das Team hinzugefügt werden. Als zusätzliches Feature wird die Struktur des im Template Team vorhandenen OneNotes ausgelesen und in das neu provisionierte Team übertragen“, beschreibt Alexander Grill die Pionierarbeit und ergänzt: „Diese Lösung hat es uns ermöglicht, die Prozesse hinter den Kulissen von Microsoft Teams weiter zu ergründen

Synergien schaffen

Um die Vorteile dieser Lösung im Arbeitsalltag der KLINGER GROUP anschaulich zu illustrieren, bringt Stefan Kögl ein Beispiel: „Unsere Kunden sind sehr oft Konzerne, etwa in der Öl- und Gasbranche, die in sehr vielen Ländern aktiv sind. Wir wollen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich über erfolgreiche Projekte in einem Land zu informieren und die hier gemachten Erfahrungen beim gleichen Kunden in einem anderen Land zu nutzen. Diese Informationen lassen sich beispielsweise für Angebote verwenden. Das Gleiche gilt für Hinweise auf bestehende Verträge in anderen Ländern. Mit der neuen Lösung haben wir unser Ziel erreicht: Kollegen und Kolleginnen untereinander besser zu vernetzen.“

Auf das Wesentliche reduzieren

Ein weiteres Projekt, das von KLINGER und HATAHET umgesetzt wurde, betraf die Personensuche. „Wir wollten die konzernweite Vernetzung verbessern – mit der Möglichkeit, auch nach Abteilungen oder Job-Bezeichnungen zu suchen“, sagt Kögl. „Daher haben wir die Firma HATAHET beauftragt, eine entsprechende Lösung umzusetzen, damit man etwa den gruppenweiten Ansprechpartner für den Dichtungsvertrieb schnell und einfach finden kann.“

Der Digital Strategy Manager der KLINGER GROUP resümiert: „Wir haben mit der Firma HATAHET einen Partner gefunden, der uns zeigen kann, wo der Weg zum digitalen Arbeitsplatz hingehen kann, und es auch versteht, diesen auf unsere Bedürfnisse anzupassen.“ HATAHET-Projektleiter Alexander Grill ergänzt: „Es war eine tolle Erfahrung, gemeinsam mit einem Kunden Pionierarbeit leisten zu dürfen und gleichzeitig die Produktivität des Kunden in der Zukunft zu steigern.“

Nahed Hatahet, Gründer und Geschäftsführer von HATAHET productivity solutions, kommentiert die erfolgreiche Zusammenarbeit der beiden Pionierunternehmen: „Beim digitalen Arbeitsplatz der Zukunft reicht es meist nicht, einfach neue Tools einzuführen oder freizuschalten. Damit verwirrt man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ohnehin mit vielen Applikationen arbeiten müssen, nur zusätzlich. Unser Ansatz lautet daher: Reduktion auf das Wesentliche. Und wenn die verfügbaren Werkzeuge die Ansprüche der Kunden nicht restlos erfüllen, so schafft es unser geniales Team immer wieder, neue Wege zu beschreiten“, so der Transformationsexperte abschließend.