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SUCCESS STORY

HATAHET schafft digitale Arbeitsplätze für die MitarbeiterInnen der COUNT IT und legt die Basis für eigenständige Weiterentwicklung der Plattform

DIGITALE ARBEITSPLÄTZE FÜR EIGENSTÄNDIGE WEITERENTWICKLUNG

Unternehmensgröße

170 MitarbeiterInnen

Branche

Informationstechnologie

Verwendete Technologien

  • Microsoft 365 Infrastruktur
  • Microsoft SharePoint Online
  • SPFx Webparts für SharePoint Online
  • Microsoft Graph API
  • Microsoft Power Automate
  • Microsoft Communities
  • Microsoft Forms
  • Microsoft Teams
  • Generische Webservice-Schnittstellen zu Systemen wie Azure DevOps oder d3.devolop
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Herausforderung

Ziel des Projektes war die Entwicklung eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes für die MitarbeiterInnen der COUNT IT GmbH. Er sollte die Firmeninformationen zentral zugänglich machen und die Arbeitsplatz-Tools bündeln. Damit sollte ein Mehrwert für die MitarbeiterInnen geschaffen werden. Bei der Durchführung des agilen Projektes sollte die COUNT IT eng mit eingebunden werden.

Lösung

Auf Basis von Microsoft 365 und Teams wurde ein digitaler Arbeitsplatz entwickelt, der für die MitarbeiterInnen eine Vielzahl von Vorteilen bringt. So wurde etwa ein neuer Bereich für die persönlichen MitarbeiterInnendaten mit
Stundenkonto oder Urlaubsanspruch geschaffen. Möglich wurde dies durch die Einbindung der vorhandenen IT-Systeme und Datenbanken.

 

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Vorteile

  • vollständige Integration der Microsoft 365 Infrastruktur in die Unternehmens-IT
  • Vielzahl von Mehrwerten für die MitarbeiterInnen, etwa durch Aufgabenaggregation
  •  hybrides Arbeiten durch Remote-Zugriff auf Dokumente und neue Kommunikations-Tools
  • Möglichkeit zur selbstständigen Erweiterung der Plattform durch COUNT IT

Die COUNT IT Group bietet als Unternehmen Dienstleistungen im Bereich Informationstechnologie, Personalverrechnung und Steuerberatung an. Die Dienstleistungen sind in die Bereiche „Digital Solutions“ sowie „TAX & HR Services“ eingeteilt. Gegründet wurde das Unternehmen bereits 1995 als Ausgliederung aus der Landesverlag Gruppe. Heute hat COUNT IT den Hauptsitz im innovativen Softwarepark Hagenberg in Oberösterreich, daneben gibt es eine Niederlassung in Wien und einen weiteren Standort in Ybbs. Von den 170 MitarbeiterInnen arbeiten rund 60 im Bereich IT-Dienstleistung.

Es ist schade, dass wir keinen persönlichen Kontakt hatten. Aber die Zusammenarbeit über Microsoft Teams war produktiv und hat überraschend gut funktioniert.

Daniel Braden

Projektleiter und CCO/CMO , COUNT IT

Überzeugender Vortrag

Bereits vor einiger Zeit hat das Unternehmen begonnen mit Microsoft 365, Microsoft Teams und OneDrive zu arbeiten. Doch die Implementierung blieb stückhaft. Insbesondere fehlten ein modernes Intranet und attraktive digitale Arbeitsplätze, die alle im Unternehmen wichtigen Informationen und Tools bündeln. „Um die Microsoft-Werkzeuge noch stärker einzusetzen, haben wir uns entschlossen, einen modernen, digitalen Arbeitsplatz für unserer Unternehmen zu entwickeln“, sagt Daniel Braden, Geschäftsführer CCO/CMO bei COUNT IT. Für das Projekt hat sich das Unternehmen HATAHET productivity solutions als Partner ausgesucht. Der Grund hierfür liegt laut Braden vor allem in dem guten Eindruck, den Firmenchef Nahed Hatahet hinterlassen hat. „Ein Kollege hat einen Vortrag von ihm über „Digital Workspaces“ gehört und war von der Fachkompetenz schlicht begeistert.“ Aber wieso hat der IT-Dienstleister nicht auf die eigenen Entwicklerressourcen zurückgegriffen? Projektleiter Braden lacht: „Ich glaube, dann wäre das Projekt nie fertig geworden. Wahrscheinlich wäre alles andere immer wichtiger gewesen.“

Projekt unter schwierigen Bedingungen

Auf Seiten von HATAHET war Alexander Grill verantwortlicher Leiter. Er erinnert sich lebhaft an das Projekt, denn für ihn war die Zusammenarbeit etwas wirklich Besonderes. „Das Projekt war als agiles Projekt angelegt, was an sich schon außergewöhnlich ist. Aber aufgrund von Corona sind ungefähr 95 Prozent der Kommunikation über Microsoft Teams gelaufen.“ so Grill. Die entsprechende Plattform wurde dabei von HATAHET zur Verfügung gestellt. Zum Projekt-Start gab es Workshops – natürlich auch über Microsoft Teams – in denen die angestrebten Mehrwerte für die MitarbeiterInnnen festgelegt werden sollten. Das sollte aber nicht über deren Köpfe hinweg passieren. „Wir hatten im Vorfeld bereits ein Team mit acht Personen aus allen Fachbereichen zusammengestellt, die als eine Art Sprachrohr für die MitarbeiterInnen fungiert haben. So konnten wir sehr präzise die Erwartungen unserer KollegInnen verstehen und dann auch realisieren“, sagt Braden.

Echter Mehrwert für die Angestellten

Für die MitarbeiterInnen wurde im Zuge des Projektes unter anderem eine personalisierte Startseite für das Intranet und eine Seite mit Namen „Mein Bereich“ geschaffen. Auf dieser Seite finden sich die persönliche Personalakte und eine Übersicht über die verbrauchten Urlaubstage und das Stundenkonto. Diese Informationen werden dabei über eine generische Schnittstelle zur d3.develop-Datenbank abgerufen. Diese Datenbank wird bei COUNT IT als Dokumentenmanagementsystem genutzt. Sie enthält neben den Personalakten unter anderem auch die Kundenverträge. Mit dem neuen System können die MitarbeiterInnen von ihrem Computer aus in der Datenbank suchen und Informationen abrufen. Die Rechte hierzu kann COUNT IT flexibel vergeben. So können etwa AbteilungsleiterInnen auch die Akten ihrer MitarbeiterInnen einsehen, diese jedoch nur ihre eigenen. „HATAHET hat uns über SharepointOnline eine Art Grundstruktur errichtet. Und wir befüllen diese Strukturen mit Inhalten.“ erklärt Braden. Besonders gut kommt die grafische Aufarbeitung der Daten an. „Wir zeigen mit Diagrammen, wie sich die Arbeitszeit über die Zeit entwickelt hat. Das hilft die Work-Life-Balance zu halten.”

Aktuelle Speisekarten als Killerapplikation

Auf der neuen Oberfläche findet sich auch eine Aggregierung aller aktuellen Aufgaben. Dabei wurden die unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt. So kommen die Daten etwa aus Microsoft Outlook, Microsoft CRM oder Microsoft Planner, genauso wie aus dem für das interne Ticketingsystem genutzten Azure DevOps. Daneben gibt es als Neuerung auch einen Newsfeed, der technisch auf Microsoft Community basiert. „Über den Newsfeed kommunizieren wir Unternehmensnachrichten, stellen neue MitarbeiterInnen vor oder präsentieren auch besonders herausragende Leistungen unserer Lehrlinge.“ Und was ist die Killerapplikation? Braden braucht nicht lange nachzudenken: „Das sind in der Tat die Speisekarten von den Restaurants in der Gegend. Wir haben ein Webinterface geschaffen, das diese Angebote aggregiert. Es ist, so glaube ich, einer der Hauptgründe, warum das System so gut genutzt wird.“

Die COUNT IT hat hochprofessionell agiert: Aufgrund von Corona haben wir ungefähr 95 Prozent der Kommunikation auf Microsoft Teams verlagert. Unser Kunde hat wirklich verstanden, wie ein agiles Umfeld funktioniert.

Alexander Grill

Senior Consultant | Digital Workplace Solutions, HATAHET productivity solutions GmbH

Schulung hilft beim Umstieg

Für die Akzeptanz des Systems hat Braden schon im Vorfeld einiges getan. Neben der bereits erwähnten Gruppe aus den Abteilungen, die die MitarbeiterInnen bereits auf das System vorbereitet hatte, hat Braden auch höchstpersönlich Schulungen abgehalten. Viel Einsatz für einen Geschäftsführer? Braden wiegelt ab. „Es waren nur insgesamt sechs Mal jeweils eine Stunde. Und das Echo darauf war wirklich sehr positiv. Nur aus unserer IT kamen Bemerkungen, dass meine Ausführungen viel zu lange waren.“ schmunzelt er. Doch sorgfältige Einschulungen sind für ihn ein Muss: „Es geht hier um nicht mehr und nicht weniger als eine neue Arbeitskultur.“

Auch im Homeoffice nicht allein

Die hat sich auch durch die Pandemie stark geändert. „Unsere MitarbeiterInnen arbeiten auch dank dieses Projektes immer öfter von zu Hause aus. Und die Nutzung von Videokonferenzen hat einen immensen Push bekommen“, sagt Braden. In Corona-Zeiten wird sogar der Feierabendumtrunk digital. „Statt sich hier im Unternehmen noch in unserem Freizeitraum zusammenzusetzen, versammeln wir uns vor unseren Computern und trinken gemeinsam noch einen Schluck.“ erzählt er.

Effektives Arbeiten ohne persönliche Präsenz

Nicht nur für die Unternehmen, auch für das Projekt selbst hatte Corona ungewöhnliche Folgen. „Es tut mir wirklich leid, aber ich hatte bisher absolut keine Gelegenheit, unsere Partner bei COUNT IT persönlich kennenzugelernen“, bedauert Grill die Umstände. Das hat der guten Zusammenarbeit aber keinen Abbruch getan. „Dass wir keinen persönlichen Kontakt hatten, finde ich auch sehr schade“, sagt Braden. „Aber die Zusammenarbeit über Microsoft Teams hat überraschend gut funktioniert. Sie war sehr produktiv.“ Das lag wohl auch daran, dass sich beide Projektpartner auf Augenhöhe begegnet sind. „Wir hatten vor allem auf der technischen Ebene ein sehr gutes gegenseitiges Verständnis“, freut sich Braden.

Aussicht auf mehr

Auch das Wagnis „agiles Projekt“ ist voll aufgegangen. „COUNT IT hat hier hochprofessionell agiert. Unser Kunde hat wirklich verstanden, wie ein agiles Umfeld funktioniert.“ streut Grill Rosen. „Für uns war das immer auch so ein sanfter Druck unsere Aufgaben zu erledigen und den Projektrahmen nicht zu sprengen“, erinnert sich Braden. Und er gibt das Lob zurück: „Wenn agile Projekte funktionieren sollen, dann müssen beide Partner mitspielen.“ Möglicherweise gibt es ja schon bald eine Neuauflage der Zusammenarbeit. Die Plattform soll weiter wachsen und in naher Zukunft auch die KundInnen mit einbeziehen. Braden: „Das ist basierend auf unseren guten Erfahrungen nur konsequent“.

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