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SUCCESS STORY

HATAHET schafft eine Kommunikationsplattform für die MitarbeiterInnen des CW-Fachverlages und ersetzt die lokale Servertechnik durch die Cloud.

MIT DER MICROSOFT 365 CLOUD ZUM MODERN WORKPLACE

Unternehmensgröße

18 MitarbeiterInnen

Branche

Verlagswesen

Verwendete Technologien

  • Microsoft 365 Infrastruktur
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Planner
  • Microsoft One Note
  • Microsoft Active Directory
  • VEEAM Backup
  • Antivirenschutz
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Herausforderung

Die im CW Fachverlag bisher genutzten und selbst verwalteten Server sollten durch eine Cloudlösung ersetzt werden. Ziel war ein neues moderne Arbeitskonzept, das die MitarbeiterInnen enger vernetzt und das sich durch effiziente Kommunikation und eine hohe Ausfallsicherheit auszeichnet.

Lösung

Auf Basis von Microsoft 365 und Teams wurde ein digitaler Arbeitsplatz entwickelt, der ohne lokale Server auskommt. Postfächer und Dateien vom lokalen Fileserver wurden in die Cloud transferiert und damit von überall zugänglich gemacht. Microsoft Teams ist nun neben Microsoft Exchange Online das zentrale Tool durch das kommuniziert und zusammengearbeitet wird.

 

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Vorteile

  • stark verbesserte Produktivität durch effektivere Arbeitsabläufe und Kollaboration
  • Remote-Zugriff auf alle Produktionsdaten und Dokumente
  • effizientere Kommunikation durch Chat, Audio- und Videokonferenzen
  • keine Serveradministration mehr notwendig
  • Mehr Sicherheit durch automatische Backup-Funktion und Virenschutz auf allen Clients

Der CW Fachverlag ist Lizenzpartner der International Data Group (IDG), dem weltweit wichtigsten Unternehmen für Online- und Printmedien am Sektor Digitalisierung und Marktforschung im IT-Bereich. Im CW Fachverlag erscheint die COMPUTERWELT, Österreichs führende IT-Zeitung für Informationstechnik und Telekommunikation. Mit einer Auflage von 16.000 Exemplaren erreicht sie alle zwei Wochen rund 80.000 Leser. Die Zeitung richtet sich an Entscheidungsträger in Unternehmen, für die IT und Telekommunikation eine strategisch entscheidende Rolle spielen. Zusätzlich zur Printausgabe erscheint die COMPUTERWELT auch online und als iPad-Version, ausgewählte Beilagen sind auch als E-Paper frei verfügbar. Der Verlag gibt zudem noch das Magazin ComputerPartner sowie das IT-Jahrbuch und das IT-Lexikon heraus.

Es ist wirklich Gold wert, das wir uns nicht mehr um die Hardware kümmern müssen. So können wir uns auf unser eigentliches Geschäft konzentrieren.

Oliver Weiss

Herausgeber und CR, COMPUTERWELT

Remote arbeiten als Standard

Der Redaktion gehören derzeit fünf Personen an, der gesamte Verlag hat 18 MitarbeiterInnen. Herausgeber und Chefredakteur ist Oliver Weiss. Redaktionsräume im klassischen Sinn gibt es beim CW Verlag nicht. Zwar gibt es regelmäßige Meetings, aber 80 bis 90 Prozent ihrer Zeit arbeiten die MitarbeiterInnen „remote“, also von zu Hause aus oder in ihrem eigenen Büro. Diese Arbeitsweise bedeutet aber viel Abstimmungsaufwand, der bisher vor allem per Mail gelaufen ist. Dokumente und Produktionsdaten lagen auf einem Server, der innerhalb der Verlagsräume stand. Doch diese Lösung zeigte sich immer öfter als fehleranfällig und war auch teuer. „Wir hatten deshalb beschlossen, die Servertechnik zu ersetzen und stattdessen eine reine Cloud-Lösung für unseren Verlag zu implementieren“ erläutert Weiss.

HATAHET plant neues Arbeitsplatzkonzept

Diese Migration fand schrittweise statt. So wurde etwa der Produktionsserver durch die Adobe Creativ Cloud abgelöst, Sales Force ersetzte die Kundendatenbank auf Access. Zuletzt blieben die Kommunikations-Tools und Microsoft Office übrig, für die ebenfalls eine Lösung ohne lokalen Server gefunden werden sollte. Es lag nahe für die Ausführung dieses Projektes die HATAHET productivity solutions GmbH als Partner zu wählen, denn Nahed Hatahet, Geschäftsführer des Unternehmens, ist einer der Fachautoren für die COMPUTERWELT. „Er ist sozusagen ein Freund des Hauses und es gibt seit längerem ein persönliches Vertrauensverhältnis“ erklärt Weiss. Der Chef selbst übernahm dann auch die Projektleitung auf Seiten von HATAHET. „Ein wichtiger Teil dieses Projektes war eine Bedarfsanalyse. Dazu mussten wir zunächst eine Bestandsaufnahme machen und auch die Abläufe und die inneren Strukturen des Verlages analysieren und verstehen lernen.“ erinnert sich Hatahet.

Cloud als Ersatz für lokale Server

Die bereits im Verlag genutzte Microsoft-Software sollte im Zuge des Projektes in die Cloud wandern und dadurch von jedem Computer der MitarbeiterInnen nutzbar werden. Insbesondere sollte der bestehende Microsoft Exchange Server (Mailsystem) und Microsoft Windows Dateiserver durch Microsoft 365 Exchange Online und Microsoft Teams abgelöst werden. Weiters sollten eine Cloud-Backup-Funktion sowie ein Virenschutz für Cloud und Clients bereitgestellt werden. Die Einführung von Microsoft Teams als moderner, mobiler Arbeitsplatz war dabei eine der wichtigsten Neuerungen. Mit Chat, Videokonferenzen und White Boards bietet das Tool den MitarbeiterInnen neue Möglichkeiten zur internen Kommunikation. E-Mails sollen so nach Möglichkeit vermieden und damit die Produktivität erhöht werden.

„Eine der größten Aufgaben war es die Firmenstruktur in Teams abzubilden.“ so Hatahet. Es galt Abläufe transparent zu machen und Bereiche für die Zusammenarbeit der Abteilungen zu schaffen. „Das Nachdenken über diese Strukturen war auch für uns intern eine gute Übung“, schmunzelt Weiss. „Durch die Analyse konnten wir manchen Umweg aus unserer Arbeitsweise herausnehmen und gewannen so mehr Effizienz.“

Reibungsloser Umzug

Letztlich ging es aber dann doch sehr schnell. Es dauerte keine zwei Monate, bis das Projekt abgeschlossen war. „Der Umzug der E-Mail-Funktionen zu Microsoft Exchange Online und der Export der Dateien in die neue Microsoft Teams Umgebung ging ohne Probleme über die Bühne.“ freut sich Weiss. Fast alle Microsoft 365-Produkte wurden in das Projekt integriert. So etwa auch Microsoft Planner für das Aufgabenmanagement oder Microsoft One Note für Protokolle und als digitales Notizbuch. Die von HATAHET implementierte Lösung funktioniert plattformunabhängig und damit auch auf den bei Journalisten sehr beliebten Apple-Computern. Entgegen den Erwartungen gab es keine Reibungsverluste. Im Gegenteil: „Seit der Umstellung läuft alles viel runder. Kleinere Kompatiblitätsprobleme, die es früher immer wieder mal gegeben hat, sind verschwunden“, lobt Weiss das neue System.

Arbeitsabläufe stark vereinfacht

Die Umstellung hat die Arbeitskultur beim CW-Verlag deutlich zum Positiven geändert, viele Abläufe wurden beschleunigt. „Wir kommunizieren jetzt schneller und einfacher über Microsoft Teams und können zusammen an Dokumenten arbeiten. Videokonferenzen werden per Knopfdruck gestartet, auch das Projektmanagement ist problemloser geworden“, so Weiss. So können nun etwa Anzeigenverkäufer Kundeninformationen viel schneller und sicherer weitergeben. „Ich persönlich nutze sehr oft die Chatfunktion, etwa, um mit dem Grafiker das Layout zu besprechen. Das haben wir früher telefonisch gemacht.“ Und wie haben die MitarbeiterInnen die Umstellung aufgenommen? Weiss überlegt.

„Nun, unsere Redakteure haben eigentlich keine Probleme mit der Umstellung gehabt. Schließlich ist die Technik ja auch das, über das sie jeden Tag schreiben. Aber andere MitarbeiterInnen haben sich bisweilen schon ein wenig schwergetan.“ Was dazu geführt hat, dass Weiss oft Hilfestellung geben musste. „Im Nachhinein denke ich, dass es gut gewesen wäre, intern noch mehr Zeit in die Erklärung der neuen Abläufe und Mehrwerte zu investieren. Das haben wir etwas unterschätzt. Da geht es auch um eine neue Arbeitskultur, das sollte man nicht vergessen.“ sagt er ein wenig selbstkritisch. Aus technischer Sicht hat das System aber auf Anhieb funktioniert. Nur im Spamfilter bleibt zum Leidwesen der MitarbeiterInnen noch zu viel hängen. „Das wird sich aber sicher in absehbarer Zeit ändern“, ist der CW-Herausgeber zuversichtlich. „Bei der Zusammensetzung der Gruppen mussten wir dann noch mal organisatorisch feinjustieren. Vieles merkt man halt erst im laufenden Betrieb.“

Mehr Zeit für das Wesentliche

Und was ist für Weiss die beste Innovation? Da muss der CW-Chefredakteur lachen. „Das mich der Server nicht mehr nerven kann“. Wie das? „Der alte Server stand in einem viel zu kleinenKämmerchen bei schlechter Lüftung. Und fing bisweilen an, ein lautes Piepsen von sich zu geben. Das passierte meistens, wenn ich gerade so 20 Seiten zum Korrekturlesen daliegen hatte. Und wenn der Servicetechniker dann endlich da war, hatte es aufgehört.“ Abgesehen davon gab es auch immer mal Probleme wegen eines Stromausfalls oder durch nicht korrekt abgelaufene Backups. Das ist nun dank Backup und Recovery mit VEEAM Geschichte „Es ist wirklich Gold wert, dass wir uns um die Server-Hardware nicht mehr kümmern müssen. Wir können uns endlich auf das konzentrieren, was wirklich unser Geschäft ist: Magazine herauszubringen.“

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