Palmers gilt als Innovationsführer im Wäschebereich und ist in Österreich Marktführer mit über 200 Standorten. Während sich das Unternehmen über die Jahre erfolgreich weiterentwickelt hat, gab es beim Intranet eine Stagnation. Insbesondere fehlte für die angewachsene Anzahl von Firmentools ein zentraler Zugangspunkt, der die Informationen für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche aufbereitet und übersichtlich zur Verfügung stellt. Abhilfe sollte ein sogenanntes „Modern Intranet“ bringen. 

„Als wir mit den Planungen Ende 2020 anfingen, hatte wir noch keine wirkliche Vorstellung, wie dieses neue Intranet aussehen soll“, erinnert sich Cornelia Sochor, Projekt- und Prozessmanagerin bei Palmers. „Uns war nur klar, dass das Intranet die Informationszentrale für uns werden soll.“ In Teamarbeit hat die Projektleiterin sich dann Gedanken darüber gemacht, wie die neuen Strukturen aussehen könnten. Als Sparringspartner hat Palmers die HATAHET productivity solutions gewählt. „Dabei wurde uns schnell klar, dass eine solche digitale Plattform komplexer ist, als wir zunächst dachten“, sagt Sochor. Zu dieser Erkenntnis trugen auch einige Vorträge von Firmen-Chef Nahed Hatahet bei. „Das war vor allem für mich persönlich sehr hilfreich. Die Vorträge lieferten uns viele Informationen, etwa auch über den rechtlichen Rahmen“, so Sochor.

Palmers war fest in das Projekt Eingebunden

Ansprechpartner auf Seiten von HATAHET war Markus Reisinger. „Es ging in der ersten Phase stark darum, die Anforderungen an das neue Intranet zu definieren. Dabei waren auch die bestehenden Strukturen zu berücksichtigen, die über die Zeit gewachsen sind.“ Bei der Neukonzeption sollten diese Strukturen überprüft und verschlankt werden. „Mir war es dabei aber wichtig, dass wir uns an dieser Entwicklung beteiligen und ein Verständnis für die Umsetzung entwickeln“, erklärt Sochor. „Ich komme aus der Start-up-Szene und finde es schwierig von einem anderen Unternehmen abhängig sein. Weswegen ich die agile Herangehensweise sehr schätze.“

Entwicklung Schritt für Schritt

So wurde nach und nach aus den Ideen ein erster Entwurf für das Modern Intranet modelliert und die Vorgaben formuliert. So sollte es einen zentralen Zugangspunkt geben, der selbsterklärend und einfach bedienbar ist. Es sollte einheitliche, moderne Werkzeuge geben, die den MitarbeiterInnen mehr Freude an der Arbeit bringen. Und schließlich sollten die Funktionen von überall verfügbar sein. Als Umsetzung wurde ein neues Intranet in der Cloud implementiert, bei dem sich die einzelnen Unternehmensbereiche in Webseiten widerspiegeln. Diese Seiten sind über eine zentrale Startseite erreichbar. Für diese Webseiten wurden Templates erstellt, die mit unterschiedlichsten Inhalten gefüllt werden können. So gibt es auf der Startseite einen Überblick über aktuelle Nachrichten aus allen Bereichen, einen Kalender oder auch die Speisekarten der umliegenden Restaurants. Daneben finden sich Links zu häufig benötigten Formularen, wie etwa den Urlaubsantrag oder die Spesenabrechnung. „Als besonders beliebt hat sich die Suchfunktion herausgestellt, mit der im Intranet nach Dokumenten und Informationen recherchiert werden kann“, stellt Sochor fest. Dabei sind alle Seiten dynamisch angelegt. So gibt es etwa auf den Bereichsseiten eine Auflistung der zuletzt benutzten Dokumente oder auch von häufig benutzten Websites. „Wir verwenden hierzu Microsoft SharePoint Analytics, ein Modul, das die Statistik für die Besuchsdaten liefert“, verrät Reisinger.

Modern UI bietet viele technische Optionen

Neben den Bereichswebseiten gibt es auch Produktwebseiten, die ebenfalls mit dynamischen Inhalten gefüllt werden. Auf diesen Seiten finden sich Dokumente zu den neuen Produkten, Neuigkeiten und auch ein Countdown, der die Zeit bis zum nächsten Produktlaunch herunterzählt. „Bei diesen Seiten nutzen wir die Optionen des Modern UI, das uns nicht nur eine frische Optik liefert, sondern auch eine Fülle von technischen Möglichkeiten bietet“, sagt Reisinger. Dazu gehören etwa auch die WebParts. Sie sehen auf den ersten Blick aus wie ein langweiliges Bild aus dem Organigramm. Wenn man mit dem Mauszeiger darüberfährt, öffnet sich aber ein Fenster, in dem sich eine Fülle von Informationen über die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter abrufen lassen. „Das beginnt bei E-Mail-Adresse und Telefonnummer, geht über die Option einen Chat zu starten und endet mit einer Liste für gemeinsam genutzte Dokumente“, sagt Reisinger „Das Beste daran: Alles kommt Out-of-the-box. Ein solches WebPart aufzusetzen dauert keine Minute“, freut er sich „Das ist sicher ein Alleinstellungsmerkmal bei Microsoft.“

Marketing ist alles – auch für das Intranet

Um die Akzeptanz des neuen Intranets zu erhöhen, schlug Firmenchef Hatahet vor, hierfür eine eigene Werbekampagne zu starten. „Wir hatten schnell die Idee, den internen Palmers-Slogan „Eine Welt die…“ abzuwandeln, erinnert sich Sochor. „Und wir wollten dem Projekt auch einen griffigen Namen und eine Art Maskottchen geben.“ Am Ende entschied sich die Belegschaft für den Namen „PAGE“. „PAGE“ spiegelt den Slogan für das Projekt wider. Er lautet: Eine Welt, die Produktivität steigert, die Arbeitskultur wandelt, die Gemeinschaft stärkt und die Erfolgsgeschichten schreibt.“ Für das Maskottchen wurde das Palmers-Logo, die bekannte Krone, leicht abgewandelt. Die Mühen haben sich gelohnt: „Die Umstellung auf das neue Intranet war sehr erfolgreich. 80 bis 90 Prozent unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen es regelmäßig“, freut sich Sochor. Das bisher Erreichte ist aber nur der erste Schritt. Am Ende des Projektes soll ein moderner, digitaler Arbeitsplatz stehen, der noch viel mehr Benefits für die MitarbeiterInnen bereithält. „Wir wollen die Zusammenarbeit sowohl abteilungsintern als auch extern auf neue Füße stellen. Darum ist geplant, verstärkt auf Microsoft Teams zu setzen“, wirft Sochor einen Blick in die Zukunft.

Bedächtige Schritte in die Zukunft

Mit dem Intranet als zentrales Informationsportal wurde der Grundstein für einen digitalen Arbeitsplatz gelegt, der modular beliebig erweitert werden kann. Seine Bedeutung soll in Zukunft noch weiterwachsen. Ausgebaut werden soll zukünftig beispielsweise auch der Wissensbereich. Geplant sind hier neben einer FAQ-Datenbank auch Videos und Trainings bereitzustellen und eine Community einzurichten. Das alles wird aber Zeit brauchen. Denn für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird diese Umstellung auch der Eintritt in eine neue Arbeitskultur bedeuten. „Wir werden uns genau überlegen müssen, wie die Veränderungen im Detail aussehen werden.“ sagt Sochor. Einen großen Teil dieses Weges will Palmers allein gehen. HATAHET wird aber auf Wunsch auch in dieser Phase des Projektes beratend zur Seite stehen.

Über HATAHET

Die HATAHET productivity solutions GmbH gilt als Microsoft 365, SharePoint und Microsoft Teams-Spezialist in Österreich und hat sich als Experte für den „digitalen Arbeitsplatz der Zukunft“ positioniert. Dass das Unternehmen die nötige Expertise und das erforderliche Know-how mitbringt, zeigen auch die Microsoft Gold und Silver Partner-Zertifizierungen. Durch den Einsatz von „digitalen Arbeitsplatz-Technologien“ sollen Menschen langfristig entlastet werden.